注目キーワード
  1. 子育て
  2. 美容
  3. 出産

問い合わせ電話をかける時のビジネスマナーとポイントを解説

ビジネスシーンでは、取引先などに問い合わせの電話をかけることもあります。
この時、電話をかける時のマナーがわかっていないと、相手に対して失礼な態度を取ってしまうこともあります。

ここでは、ビジネスシーン問い合わせの電話をかけるときの電話マナーについてお伝えします。
電話をかける相手のことも考え、失礼の内容に電話をかけるようにしましょう。

また、電話をかける前のポイントについてもご紹介しますので、こちらも併せて確認してください。

相手に与える電話の印象が悪くならないように、社会人としてのビジネスマナーを守りましょう。

スポンサーリンク

関連のおすすめ記事

サッカー選手の結婚が早いのはなぜなのか?について調査!

サッカー選手の結婚って早いイメージがありませんか?実際、日本人の平均初婚年齢よりも大幅に早いこと...

お腹ダイエットの簡単な方法、腸もみマッサージで更に効果アップ

女性が最もダイエットしたい部分、それはお腹ではないでしょうか。何とかお腹をダイエットしたいけど、...

彼女が男友達と海に遊びに行く時の彼氏の本音や嫉妬の対処法

自分の彼女が友達と海に遊びに行く、その中に男友達もいると聞いたらどう感じますか?全然気にしな...

指のサイズの調べ方!彼女に内緒でサイズ調べる方法もご紹介

彼女に指輪をプレゼントする場合、どうしても必要なのが指のサイズです。サイズの調べ方は色々あります...

秘書検定の面接で服装や身だしなみの基本や合格するコツとは

秘書検定の面接では、服装や身だしなみについても気をつけなくてはなりません。基本はスーツで受け...

前髪を切りすぎた!ぱっつん前髪を簡単にオシャレに見せるテク

前髪くらいなら、自分で切ってしまう女子は多いですね。ですがなぜか「切りすぎた!」という悲しい...

目が細いイケメン男子が人気の理由とさらにモテる方法とは

目が細いイケメン男子はどこかミステリアスなイメージなのが魅力的ですよね。イケメンというと大き...

絵が上手い人に共通する性格はないが、共通する特徴はあると判明

絵が上手い人は性格が関係すると思っていませんか?確かに絵が上手い人を思い浮かべると、ちょっと性格...

油絵の風景画で気をつける事とは?初心者が上達するコツを紹介

初心者が油絵の風景画を描くときには、いったいどんな事に気をつけたらいいのでしょうか?風景画と...

潜在意識により顔を別人に変化させる方法とそのメソッド

潜在意識を変えることで、顔も別人のように変化させられるという話があります。もちろん、黒い瞳が...

高校の卒業証明書が必要…廃校になった場合の対処方法

高校の卒業証明書が必要なのに、すでに廃校となっているときにはどうしたらいいのでしょうか?卒業証書のコ...

整骨院の先生と仲良くなるのはアリはナシか。職場恋愛事情とは

整骨院に通っているうちに、整骨院の先生のことが気になり始めた…。仲良くなる事はできるの?となんとなく...

カナヘビのエサは生きたバッタが一番?おすすめのエサをご紹介

飼っているうちにかわいいと感じる人が多いカナヘビ。つぶらな瞳に子供だけではなく女でも好きになってしま...

グッピーの稚魚の成長過程!グッピーは成長速度が早い熱帯魚

グッピーの稚魚の繁殖に挑戦しようと思っている人の中には、グッピーの成長過程が知りたい人もいるのではな...

ありがとうやごめんなさいが素直に言える人は最強モテ女子

「ありがとう」や「ごめんなさい」が素直に言える人。あなたの周りにもいるのでは?大人になればなるほ...

スポンサーリンク

問い合わせ電話をかける時のビジネスマナー・相手が電話に出た時

問い合わせの電話をかけるときは、こちらから電話をしているので、まずは名乗って挨拶しましょう。

電話に出た相手が誰であっても、まずは自分の会社名と名前を名乗ります。
場合によっては自分が所属している部署名も必要な場合がありますが、それは同じ会社の人が電話を掛けるときに名乗っているかどうかを確認してみましょう。

名乗った後に、「いつもお世話になっております。」や「お世話になります。」と挨拶します。例え、初めての会社でも挨拶するのがビジネス電話のマナーです。

問い合わせ先の担当者が決まっている場合は、挨拶の後に「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と担当者に取り次いでもらえるようにお願いします。

担当者が電話に出たら、あたらめて社名や名前を名乗って挨拶をしましょう。

そのうえで、「○○の件でご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか」と伺うと丁寧で配慮のある対応になります。

もしも時間がないと言われた場合は、掛け直しましょう。その際、都合のいい時間を確認するようにします。

相手が不在だった時のビジネス電話のマナー

問い合わせ先の担当者が常に在席しているとは限りません。外出や会議で席を外していることもあるでしょう。

相手の担当者が不在の時は、電話の相手に掛け直すように伝えます。
何度もかけ直すことにならないように、担当者の戻り時間や都合のいい時間を確認します。

「改めさせていただきますので、ご担当者様のお戻りの時間を教えていただけますでしょうか?」
「かしこまりました。それでは、○時以降に改めてご連絡させていただきます。」

もしも、終日外出と言われた場合は、翌日の予定やいつだと在席している可能性が高いのか聞いてみると良いでしょう。

担当者が不在で電話に出た人が伝言を聞いてくれる場合もあります。担当者がいつまで不在なのか状況にもよりますが、こちらから問い合わせする場合は、1度は改めて掛け直す方が良いでしょう。

担当者となかなか連絡が取れなくて伝言を頼む場合は、伝言をお願い出来るか確認をして、了解を得られれば伝言を伝えます。その際、伝言を頼んだ人の名前を確認しておきましょう。

問い合わせの時間帯に注意!ビジネス電話のマナー

問い合わせの電話を掛ける時間を配慮するのはビジネスマナーの基本です。

一般的に、始業開始から1時間と終業時間ギリギリは忙しい時間なので、避けるようにしましょう。昼休憩時間帯も担当者がいないことがあるので、避けた方が良いでしょう。

なお、始業と終業の時間は会社によって違います。朝8時から始まる会社もあれば10時からの会社もあります。問い合わせ先の会社の営業時間が分からない場合、一般企業なら、午前中は10時過ぎから11時半くらい、午後は13時半から16時半くらいの間に掛けると良いでしょう。

急ぎの場合で朝早くや終業時間ギリギリに電話をしなければいけない場合は、こんな時間に電話して申し訳ないという気持ちを表しましょう。「朝早く(時間外に)申し訳ございません。」や「忙しい時間に申し訳ございません。」と最初に伝えます。

もしも、担当者といつも朝一や残業時間にしか連絡が取れないのだとしても、一言詫びを伝えるようにしましょう。担当者と自分の中では当たり前の事であっても、電話を取りついでくれた取引先の社員さんには非常識な印象になってしまう可能性があります。

電話の長さや切る時のマナーについて

ビジネス電話の場合は、用件は簡潔にします。通話時間は内容にもよりますが、長くなっても5分程度にしましょう。

話がずれて長くなってしまう場合は、程よいタイミングで切り上げるようにします。相手が話に乗っている場合は切り上げにくいですが、「その件は改めて検討します」など角が立たないように終わりに出来るのがベストです。

電話を切る時にもマナーがあります。電話はどちらが先に切るか迷いやすいですが、基本的には掛けた人が先に切るのが電話のマナーです。ただし、相手が顧客や目上の人の場合は、相手が電話を切ったのを確認してから切りましょう。

相手もこちらが先に電話を切るのを待っていて、無言の時間が長くなって気まずい空気になってしまうこともあります。その場合は声を掛けて先に受話器を置いてもらえるように促すのもアリです。声を掛けても応答がない場合は、受話器を置いたつもりが上がった状態になっている可能性もあるので、その時は「失礼します」と言って切ると良いでしょう。

絶対にやってはいけないのは、話し終わったらすぐに受話器をガチャンと置くことです。もしも相手がまだ受話器を耳にあてていたら、ガチャン!と大きな音がして、不快感を与えかねません。それまで丁寧に対応していても最後に台無しになってしまいます。

離し終わったら、一呼吸置いてから切ります。受話器を置いたら切れるタイプの電話は、受話器を直接置く前に手で切るようにしましょう。

問い合わせ電話を掛ける前のポイント

問い合わせの電話を掛けるときは、電話を掛ける前に用件をまとめておきます。
聞きたいことを箇条書きにするなどして、聞き漏らしや伝え漏れがないようにします。

緊張していると、伝えたいことが上手く伝わらなくなることもあります。電話で話すのが苦手な場合は、簡単なトークフローを自分で作っておくのもお勧めです。電話を掛ける前に、担当者や電話番号、会社名を再確認しましょう。

メモや筆記用具を用意して電話を掛けます。出先などで周りがうるさい場合は、静かな場所に移動して電話をしましょう。

ハキハキと話、聞き取りやすい言葉で話しましょう。無言の時間が長いと、いきなり話し出すと声が出ない場合もあります。咳払いなどして喉の調子も確認しましょう。

電話中は、聞き間違いが起こりやすい数字やアルファベットは、言い方に気を付けます。数字の「7」は「シチ」ではなく「ナナ」というように工夫します。相手が言った場合は復唱して聞き間違いがないか確認します。

電話中の声は、表情が声に乗りやすいとされています。笑顔で話せば、電話中の声も明るくなりますので、笑顔で話をするようにすると良いでしょう。