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問い合わせ電話をかける時のビジネスマナーとポイントを解説

ビジネスシーンでは、取引先などに問い合わせの電話をかけることもあります。
この時、電話をかける時のマナーがわかっていないと、相手に対して失礼な態度を取ってしまうこともあります。

ここでは、ビジネスシーン問い合わせの電話をかけるときの電話マナーについてお伝えします。
電話をかける相手のことも考え、失礼の内容に電話をかけるようにしましょう。

また、電話をかける前のポイントについてもご紹介しますので、こちらも併せて確認してください。

相手に与える電話の印象が悪くならないように、社会人としてのビジネスマナーを守りましょう。

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問い合わせ電話をかける時のビジネスマナー・相手が電話に出た時

問い合わせの電話をかけるときは、こちらから電話をしているので、まずは名乗って挨拶しましょう。

電話に出た相手が誰であっても、まずは自分の会社名と名前を名乗ります。
場合によっては自分が所属している部署名も必要な場合がありますが、それは同じ会社の人が電話を掛けるときに名乗っているかどうかを確認してみましょう。

名乗った後に、「いつもお世話になっております。」や「お世話になります。」と挨拶します。例え、初めての会社でも挨拶するのがビジネス電話のマナーです。

問い合わせ先の担当者が決まっている場合は、挨拶の後に「○○様はいらっしゃいますでしょうか」と担当者に取り次いでもらえるようにお願いします。

担当者が電話に出たら、あたらめて社名や名前を名乗って挨拶をしましょう。

そのうえで、「○○の件でご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか」と伺うと丁寧で配慮のある対応になります。

もしも時間がないと言われた場合は、掛け直しましょう。その際、都合のいい時間を確認するようにします。

相手が不在だった時のビジネス電話のマナー

問い合わせ先の担当者が常に在席しているとは限りません。外出や会議で席を外していることもあるでしょう。

相手の担当者が不在の時は、電話の相手に掛け直すように伝えます。
何度もかけ直すことにならないように、担当者の戻り時間や都合のいい時間を確認します。

「改めさせていただきますので、ご担当者様のお戻りの時間を教えていただけますでしょうか?」
「かしこまりました。それでは、○時以降に改めてご連絡させていただきます。」

もしも、終日外出と言われた場合は、翌日の予定やいつだと在席している可能性が高いのか聞いてみると良いでしょう。

担当者が不在で電話に出た人が伝言を聞いてくれる場合もあります。担当者がいつまで不在なのか状況にもよりますが、こちらから問い合わせする場合は、1度は改めて掛け直す方が良いでしょう。

担当者となかなか連絡が取れなくて伝言を頼む場合は、伝言をお願い出来るか確認をして、了解を得られれば伝言を伝えます。その際、伝言を頼んだ人の名前を確認しておきましょう。

問い合わせの時間帯に注意!ビジネス電話のマナー

問い合わせの電話を掛ける時間を配慮するのはビジネスマナーの基本です。

一般的に、始業開始から1時間と終業時間ギリギリは忙しい時間なので、避けるようにしましょう。昼休憩時間帯も担当者がいないことがあるので、避けた方が良いでしょう。

なお、始業と終業の時間は会社によって違います。朝8時から始まる会社もあれば10時からの会社もあります。問い合わせ先の会社の営業時間が分からない場合、一般企業なら、午前中は10時過ぎから11時半くらい、午後は13時半から16時半くらいの間に掛けると良いでしょう。

急ぎの場合で朝早くや終業時間ギリギリに電話をしなければいけない場合は、こんな時間に電話して申し訳ないという気持ちを表しましょう。「朝早く(時間外に)申し訳ございません。」や「忙しい時間に申し訳ございません。」と最初に伝えます。

もしも、担当者といつも朝一や残業時間にしか連絡が取れないのだとしても、一言詫びを伝えるようにしましょう。担当者と自分の中では当たり前の事であっても、電話を取りついでくれた取引先の社員さんには非常識な印象になってしまう可能性があります。

電話の長さや切る時のマナーについて

ビジネス電話の場合は、用件は簡潔にします。通話時間は内容にもよりますが、長くなっても5分程度にしましょう。

話がずれて長くなってしまう場合は、程よいタイミングで切り上げるようにします。相手が話に乗っている場合は切り上げにくいですが、「その件は改めて検討します」など角が立たないように終わりに出来るのがベストです。

電話を切る時にもマナーがあります。電話はどちらが先に切るか迷いやすいですが、基本的には掛けた人が先に切るのが電話のマナーです。ただし、相手が顧客や目上の人の場合は、相手が電話を切ったのを確認してから切りましょう。

相手もこちらが先に電話を切るのを待っていて、無言の時間が長くなって気まずい空気になってしまうこともあります。その場合は声を掛けて先に受話器を置いてもらえるように促すのもアリです。声を掛けても応答がない場合は、受話器を置いたつもりが上がった状態になっている可能性もあるので、その時は「失礼します」と言って切ると良いでしょう。

絶対にやってはいけないのは、話し終わったらすぐに受話器をガチャンと置くことです。もしも相手がまだ受話器を耳にあてていたら、ガチャン!と大きな音がして、不快感を与えかねません。それまで丁寧に対応していても最後に台無しになってしまいます。

離し終わったら、一呼吸置いてから切ります。受話器を置いたら切れるタイプの電話は、受話器を直接置く前に手で切るようにしましょう。

問い合わせ電話を掛ける前のポイント

問い合わせの電話を掛けるときは、電話を掛ける前に用件をまとめておきます。
聞きたいことを箇条書きにするなどして、聞き漏らしや伝え漏れがないようにします。

緊張していると、伝えたいことが上手く伝わらなくなることもあります。電話で話すのが苦手な場合は、簡単なトークフローを自分で作っておくのもお勧めです。電話を掛ける前に、担当者や電話番号、会社名を再確認しましょう。

メモや筆記用具を用意して電話を掛けます。出先などで周りがうるさい場合は、静かな場所に移動して電話をしましょう。

ハキハキと話、聞き取りやすい言葉で話しましょう。無言の時間が長いと、いきなり話し出すと声が出ない場合もあります。咳払いなどして喉の調子も確認しましょう。

電話中は、聞き間違いが起こりやすい数字やアルファベットは、言い方に気を付けます。数字の「7」は「シチ」ではなく「ナナ」というように工夫します。相手が言った場合は復唱して聞き間違いがないか確認します。

電話中の声は、表情が声に乗りやすいとされています。笑顔で話せば、電話中の声も明るくなりますので、笑顔で話をするようにすると良いでしょう。